Три типа расхождений
Расхождение при приёмке — не одна ситуация, а три разные, и оформляются они по-разному. Прежде чем что-то делать, нужно понять, с какой именно вы имеете дело.
- Недостача: код есть в документе, товара физически нет.
- Излишек: товар пришёл, кода в документе нет.
- Пересорт: код есть, но принадлежит другой номенклатуре или другой поставке.
Что делать при недостаче
Принимать документ целиком нельзя: подписав УПД полностью, вы принимаете на себя ответственность за коды, которых у вас нет. Дальше они будут числиться за вами, и списать их придётся уже своими силами.
Правильный порядок — принять фактическое количество, оформить расхождение и запросить у поставщика корректировочный документ. До получения корректировки отгружать эту партию не следует.
Что делать при излишке
Излишек опаснее недостачи, потому что выглядит безобидно. Товар есть, коды есть — соблазн принять и разобраться потом. Но код, не указанный в документе, числится за поставщиком: при отгрузке он не пройдёт проверку.
Пересорт
Самый неприятный случай: код валиден, но относится к чужой поставке. Обычно это следствие того, что на складе поставщика перепутали короба. Принимать такой код нельзя ни в каком виде — он «привязан» к другому документу.
Как перестать наступать на это
Расхождения ловятся дёшево, только если сверка идёт в момент приёмки, а не вечером по выгрузке. Когда кладовщик сканирует короб и сразу видит «этого кода нет в поставке», вопрос решается на месте — с водителем, который ещё не уехал.
В КодЛоге сверка идёт по мере сканирования: ожидаемый состав подгружается из документа, расхождение подсвечивается сразу, а акт формируется по факту приёмки без ручного пересчёта.